Comptabilité associative
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Lire les conseils avant une première utilisation.
Contacts :
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Nous avons plaisir à vous rendre service.
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Principe comptable adopté
Cette gestion comptable d'association s'appuie sur le principe de la comptabilité en partie double.
(codification des comptes à 2 chiffres et uniquement pour les classes 6 et 7, une lettre ajoutée pour créer des sous-comptes. Ces comptes peuvent être recodifiés).
Cette codification et les libellés sont ceux utilisés dans les dossiers de demande de subvention
Elle utilise trois journaux de comptes :
- journal de recettes (produits)
- journal de dépenses (charges)
- journal de trésorerie (caisses et banques)
Elle est doublée par une possibilité de suivi analytique en affectant recettes ou dépenses à une des activités principale de l'association.
Ceci permettant une présentation plus facile des résultats en fin d'année ainsi qu'un suivi tout au long de l'exercice en cours.
Les documents de résultats sont mis à jour automatiquement pour chaque écriture dans un des journaux.
Le document "ComptaG" est celui qui doit être présenté aux autorités territoriales lors d'une demande de subventions, comme le prévoit l'arrêté du 8 avril 1999.
Le plan comptable générale est celui proposé sur les documents Jeunesse et Sports.
On peut également présenter certains tableaux de "ComptaA" lors d'une demande de subvention pour une action particulière.
On doit au minimum conserver une section dans la comptabilité analytique et l'on créera les autres sections selon les besoins du club.
Pour déclarer une section analytique, il suffit de placer une lettre unique sur la cellule en haut et à gauche de son tableau. Un libellé peut l'accompagner.
C'est au trésorier avec l'aide du Bureau d'organiser cette comptabilité analytique selon le suivi voulu.
Initialisation du classeur
Il est conseillé de faire réaliser cette initialisation par un habitué du tableur utilisé.
Ouvrez le fichier fourni ( c'est un exemple sans prévisionnels) et après lancement créez un nouvel exercice par la commande (N + 1) dans la barre d'outils flottante. Sauvegardez avec un nom à votre convenance.
- Pour une première utilisation :
Les quatre premières lignes de chaque feuille peuvent supporter les libellés que vous souhaitez (Nom du club, Titrage, Dates de l'exercice, etc ).
Les autres feuilles de suivi budgétaire seront mises à jour automatiquement.
Dans le journal de "Tresorerie", vous pouvez cacher les colonnes qui vous sont inutiles en fonction du nombre de comptes bancaires (ou caisses) que vous utilisez.
(Effacer les libellés des comptes en tête de colonne, puis sélection des trois colonnes concernées, puis 'Formats', 'Colonne', 'masquer')
Vous pouvez ensuite modifier les libellés en tête des colonnes de ces trois journaux.
Puis, si nécessaire, modifiez les libellés des charges et produits sur la feuille "ComptaG"
La feuille "ComptaA" sera mise à jour automatiquement de ces libellés
Il est fortement déconseillé d'ajouter des lignes ou des colonnes dans la feulle "comptaG" au risque de perturber la cohérence entres les différentes feuilles.
(Seule une bonne connaissance du tableur et la compréhension du fonctionnement pourrait le permettre. A vous de voir…)
La feuille "PrevisG" n'a pas à être modifiée car elle ne sert qu'à la présentation du budget prévisionnel. C'est une recopie partielle de la feuille "ComptaG".
- Pour les exercices suivants :
Le plus simple est d'utiliser une copie de l'exercice précédent, puis de lancer la création du nouvel exercice (bouton "N+1" dans la barre d'outils).
Reporter ensuite les soldes de comptes de trésorerie dans les cellules adéquates en haut du tableau de "Tresorerie".
La dernière opération consiste à mettre à jour les deux colonnes de prévisionnels. (ComptaA et ComptaG)
- Conseil :
Travaillez toujours sur une copie pour modifier quoique ce soit dans l'organisation des feuilles. (cf Remarques).
Barre de commande (ou onglet Compléments)
Une barre flottante de commande (nommé 'Compta2') est affichée à l'ouverture du classeur :
Elle permet :
- de changer de feuille rapidement
- de sauver et quitter.
- de lancer l'impression des trois journaux avec présélection automatisée.
- d'agrandir ou diminuer l'affichage
- d'accéder en haut ou bas de feuille
- d'appeler cette feuille d'aide.
- de reprendre les données d'un fichier ComptaClub d'une version 2 précédente
- de créer un nouvel exercice N+1
Fiche (ou pièce) comptable
La fiche comptable est un document essentiel de la comptabilité. Elle doit être un document écrit et doit être archivée (c'est légal). De plus elle facilite les saisies d'écritures et vous pouvez y agrafer factures ou autres justificatifs.
Chacune de ces pièces doit être référencée par un numéro unique. Le modèle fourni sera imprimé vierge et il est conseillé de le remplir manuellement.
Si par exemple, on considère un achat (réglé par chèque) de licences auprès de la FFAM.
Tous les éléments décrivant l'opération y seront portés.
- la date
- le numéro de pièce (indispensable)
- le libellé de l'opération
- dans la colonne de ventilation, la section analytique affectée.
- dans la colonne 'trésorerie' le mouvement de trésorerie utilisé
- le montant de l'opération et D (dépense) en face de ce montant.
Le bordereau y sera agrafé. Sur ce bordereau seront reportés le numéro de cette pièce et le numéro du chèque s'il s'agit d'un règlement.
Ici, on choisira le compte comptable 62F qui correspond à "Divers services", car c'est un service "acheté" auprès d'une instance extérieure à l'association.
Saisie d'une recette
A l'aide de la fiche comptable préparée, dans le journal des recettes, saisir sur une même ligne :
- la date
- le numéro de cette fiche (obligatoire)
- le libellé (explicite) de l'opération
- le montant à saisir.
Cette dernière valeur validée, il est proposé de ventiler cette recette (c'est le cas pour une subvention globale à répartir) et de l'affecter à une activité.
On peut saisir la valeur à affecter (ou un pourcentage du montant), puis la section choisie et enfin l'affectation comptable. Une fois enregistrée, cette
écriture est reportée automatiquement dans la comptabilité générale et dans l'analytique.
Il est possible de ne pas ventiler cette écriture. En ce cas, aucune valeur n'est affectée dans les comptabilités et l'écriture n'est pas verrouillée (voir ci-après : contrôle et suivi).
Puis, il est proposé de passer cette écriture automatiquement dans le journal de trésorerie.
Dans le cas particulier d'une recette dont le chèque n'a pas été encore remis en banque, il n'est pas nécessaire d'ouvrir le journal de trésorerie.
L'écriture sera passée directement dans ce journal lorsque la remise de chèque aura été effectivement faite.
Saisie d'une dépense
A l'aide de la fiche comptable préparée, dans le journal des dépenses, saisir sur une même ligne :
- la date
- le numéro de cette fiche (obligatoire)
- le libellé (explicite) de l'opération
- le montant à saisir.
Cette dernière valeur validée, il est proposé de ventiler cette recette (c'est le cas pour une dépense globale à répartir) et de l'affecter à une section.
Puis, il est proposé de passer cette écriture automatiquement dans le journal de trésorerie.
Un petit dialogue permet de saisir un numéro de chèque si le règlement de cette dépense s'est fait par chèque.
Cas des contributions volontaires
Les administrations nous demandent de chiffrer ces contributions volontaires bien qu'il n'y ait aucun flux financier en jeu.
La procédure de saisie est donc différente de celle d'une recette ou dépense réelle. Un bouton "Contributions volontaires" est présent sur les feuilles
Recettes' et 'Depenses' pour réaliser cette saisie. La procédure est quasiment identique que pour une opération classique. On remarquera, en
étudiant le plan comptable que ces contributions sont placées à part dans ce plan.
Prévisionnels pour l'exercice
Au début de chaque exercice, et après avoir initialisé un claseur, deux feuilles sont à documenter :
- le prévisionnel par répartition analytique (feuille "ComptaA")
- le prévisionnel selon le plan comptable général (feuille "ComptaG")
Les charges (dépenses) et les produits (recettes) doivent bien entendu être égaux. Il en est de même entre ces deux prévisionnels.
Ces documents doivent être adoptés par l'assemblée générale qui précède cet exercice.
L'utilisation des résultats de l'exercice précédent est une aide précieuse pour préparer ces deux documents.
Journal de trésorerie
Ce journal est automatiquement sélectionné après la saisie du montant d'une recette ou d'une dépense.
Date, n° de pièce et libellé sont recopiés sur la première ligne libre.
Il est proposé d'y ajouter le n° de chèque (ou une remarque) dans le cas d'une dépense.
Le choix du compte de banque est alors proposé. Ceci fait, le montant est recopié automatiquement dans la colonne adéquate.
Cas d'une remise de chèque : il s'agit là d'une opération de trésorerie pure qui sera saisie directement sur la première ligne libre dans ce journal.
Pour les comptes de banque, une colonne supplémentaire permet de valider l'écriture (x) à réception des relevés de compte par la banque. Cette saisie est manuelle.
Contrôle et suivi
Dans la colonne jouxtant le montant d'une recette ou d'une dépense, des indicateurs ( "O" ou "??" ) vous permettent de contrôler la ventilation de ce montant.
Attention, les montants non ventilés ne sont pas intégrés dans la comptabilité générale mais peuvent être ventilés ultérieurement (indicateur "??" )
Les écritures validées et ventilées sont verrouillées et une écriture modificative est nécessaire pour corriger une éventuelle erreur. Un clic sur l'indicateur "O" permet de contrôler cette ventilation.
On peut cependant supprimer une ventilation existante et reprendre cette ventilation ultérieurement.
La feuille "Résultats", mise à jour automatiquement, permet d'avoir un contrôle par rapport aux prévisionnels au fur et à mesure des saisies d'opérations.
Cette feuille est également un moyen moins aride que la comptabilité pure pour présenter le bilan annuel par le Trésorier.
Provision et reprise
Ces opérations correspondent à un ajustement budgétaire d'un exercice sur l'autre et ne constituent pas une opération de recette ou de dépense, ni même de trésorerie.
Elles ne s'effectuent généralement qu'une fois par an en fin d'exercice pour provisionner une dépense sur l'exercice suivant, ou en début d'exercice pour alimenter les produits. Du point de vue de la trésorerie courante, elle n'a donc aucune incidence.
Ces deux opérations, qui sont rares, nécessitent bien sûr la saisie d'une écriture en fin d'exercice N et au début de l'exercice N+1 ; elles n'ont pas
d'incidence sur la trésorerie.
Conseils d'utilisation
Du fait de la mise en place de nombreuses macro-commandes, il est conseillé pour que cette application fonctionne correctement de :
- ne pas modifier le nom des feuilles du classeur
- ne pas modifier les noms des zones nommées
Attention :
- toutes les commandes du tableur sont accessibles à l'utilisateur
- aucune protection n'a été mise en place afin de faciliter les adaptations. Libre à chacun de sécuriser ce classeur à sa guise.
D'autre part, il faut noter que :
- l'insertion de lignes supplémentaires se fait automatiquement dans les trois journaux. (ainsi que dans la feuille "Resultats").
- les libellés des en-têtes de colonnes sont modifiables dans ces trois journaux.
- les libellés des en-têtes de feuilles (lignes 1 à 3) sont modifiables.
- la sélection de la zone d'impression des trois journaux est automatisée en passant par la barre flottante 'Compta2'.
- le recalcul des résultats est automatique à l'ouverture de la feuille 'Resultats'.
- le classeur peut être enregistré sous un nom quelconque.
- il est possible de modifier (ou effacer) numéros et libellés des comptes du plan comptable simplifié (feuille 'ComptaG' ).
Il est recommandé de sauvegarder régulièrement le classeur sur un support externe.
Un utilisateur confirmé des macros VBA (non protégées) peut éventuellement modifier ou adapter cette application.
Reprise d'anciennes données sur mise à jour
Adaptations possibles
Du fait de nombreuses macro-commandes utilisées, il est déconseillé de modifier l'organisation des feuilles de calcul, de nombreuses cellules ou zones sont nommées et utilisées par ces macros.
(la liste en est fournie en bas de la feuille "Fiche").
Les quatre premières lignes de chaque feuille peuvent supporter les libellés que vous souhaitez (Nom du club, Titrage, Dates de l'exercice, etc ).
Dans le journal de "Tresorerie", vous pouvez cacher les colonnes qui vous sont inutiles en fonction du nombre de comptes bancaires (ou caisses) que vous utilisez
(Effacer les libellés des comptes en tête de colonne, puis sélection des colonnes concernées, puis 'Formats -> Colonne -> Masquer).
- Conseil :
Travaillez toujours sur une copie pour modifier quoique ce soit dans l'organisation des feuilles.