Comptabilité associative - V1

ComptaDoc

Comptabilité associative

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Cette application a été testée sur quelques versions de Microsoft Excel et il n'est pas certain qu'elle fonctionne correctement sur d'anciennes versions.

Lire les conseils avant une première utilisation.

Contacts :

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Nous avons plaisir à vous rendre service.

email : pdt.coucous@wanadoo.fr

Principe comptable adopté

Initialisation du classeur

Journal de trésorerie

Contrôle et suivi

Provision et reprise

Remarques d'utilisation

Adaptations possibles

Principe comptable adopté

Cette gestion comptable d'association s'appuie sur le principe de la comptabilité en partie double. (codification des comptes à 2 chiffres et uniquement pour les classes 6 et 7, une lettre ajoutée pour créer des sous-comptes. Ces comptes peuvent être recodifiés)

Elle utilise trois journaux de comptes :

         - journal de recettes (produits)
         - journal de dépenses (charges)
         - journal de trésorerie (caisses et banques)

Elle est doublée par une possibilité de suivi budgétaire en affectant recettes ou dépenses à une des activités principales de l'association. Ceci permettant une présentation plus facile des résultats en fin d'année ainsi qu'un suivi tout au long de l'exercice en cours.

Les documents de résultats sont mis à jour automatiquement pour chaque écriture dans un des journaux.
Le document "Compta" est celui qui doit être présenté aux autorités territoriales lors d'une demande de subventions, comme le prévoit l'arrêté du 8 avril 1999.

Initialisation du classeur

Il est conseillé de faire réaliser cette initialisation par un habitué du tableur utilisé.

- Pour une première utilisation :

Les quatre premières lignes de chaque feuille peuvent supporter les libellés que vous souhaitez (Nom du club, Titrage, Dates de l'exercice, etc ).

Dans les feuilles "Recettes" et "Depenses" vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes de ventilation budgétaire en utilisant des macros commandes spéciales (cf Adaptations possibles). Les autres feuilles de suivi budgétaire seront mises à jour automatiquement.

Dans le journal de "Tresorerie", vous pouvez cacher les colonnes qui vous sont inutiles en fonction du nombre de comptes bancaires (ou caisses) que vous utilisez (Effacer les libellés des comptes en tête de colonne, puis sélection des trois colonnes concernées, puis 'Formats', 'Colonne', 'masquer').

Vous pouvez ensuite modifier les libellés en tête des colonnes de ces trois journaux.

Puis modifiez les libellés des charges et produits sur la feuille "Previsionnel"

Dans la feuille "Compta" vous pouvez ajouter des comptes nouveaux ou supprimer des comptes sans intérêt (cf Adaptations). La modification directe des numéros de compte et du libellé est possible.

- Pour les exercices suivants :

Le plus simple est d'utiliser une copie de l'exercice précédent, de sélectionner l'intérieur des cadres bleus, et de supprimer le contenu.
Reporter ensuite les soldes de comptes de trésorerie dans les cellules adéquates en haut du tableau.
La dernière opération consiste à mettre à jour les deux feuilles de prévisionnels.

- Conseil :
Travaillez toujours sur une copie pour modifier quoique ce soit dans l'organisation des feuilles. (cf Remarques).

Barre de commande

Une barre flottante de commande (nommé 'Compta1') est affichée à l'ouverture du classeur :

Elle permet :

         - de changer de feuille rapidement
         - de sauver et quitter.
         - de lancer l'impression des trois journaux avec présélection automatisée.
         - d'agrandir ou diminuer l'affichage
         - d'accéder en haut ou bas de feuille
         - d'appeler un fichier d'aide.

Fiche (ou pièce) comptable

La fiche comptable est un document essentiel de la comptabilité. Elle doit être un document écrit et doit être archivée (c'est légal). De plus elle facilite les saisies d'écritures et vous pouvez y agrafer factures ou autres justificatifs.

Chacune de ces pièces doit être référencée par un numéro unique.

Si par exemple, on considère un achat (réglé par chèque) de licences auprès de la FFAM.
Tous les éléments décrivant l'opération y seront portés.

         - la date
         - le numéro de pièce (indispensable)
         - le libellé de l'opération
         - dans la colonne du journal correspondant ('dépenses'), le chapitre budgétaire affecté
         - dans la colonne 'trésorerie' le mouvement de trésorerie utilisé (réglement)
         - le compte affecté (peut être mis à jour au moment de la saisie)
         - le montant de l'opération
Le bordereau de la FFAM y sera agrafé. Sur ce bordereau seront reportés le numéro de cette pièce et le numéro du chèque car il s'agit d'un règlement.
Ici, on choisira le compte comptable 62F qui correspond à "Divers services", car c'est un service "acheté" auprès d'une instance extérieure à l'association.

Saisie d'une recette

A l'aide de la fiche comptable préparée, dans le journal des recettes, saisir sur une même ligne :

         - la date
         - le numéro de cette fiche (obligatoire)
         - la sélection dans la colonne 'compte' affiche une liste des différents comptes de produits et permet d'en sélectionner un.
         - le libellé (explicite) de l'opération
         - le montant à saisir dans la colonne de ventilation budgétaire correspondante.
Cette dernière valeur validée, il est proposé de passer cette écriture automatiquement dans le journal de trésorerie.

Dans le cas particulier d'une recette dont le chèque n'a pas été encore remis en banque, il n'est pas nécessaire d'ouvrir le journal de trésorerie. L'écriture sera passée directement dans ce journal lorsque la remise de chèque aura été effectivement faite.

Saisie d'une dépense

A l'aide de la fiche comptable préparée, dans le journal des dépenses, saisir sur une même ligne :

         - la date
         - le numéro de cette fiche (obligatoire)
         - la sélection dans la colonne 'compte' affiche une liste des différents comptes de charges et permet d'en sélectionner un.
         - le libellé (explicite) de l'opération
         - le montant à saisir dans la colonne de ventilation budgétaire correspondante.
Cette dernière valeur validée, il est proposé de passer cette écriture automatiquement dans le journal de trésorerie.

Un petit dialogue permet de saisir un numéro de chèque si le règlement de cette dépense s'est fait par chèque.

Prévisionnels pour l'exercice

Au début de chaque exercice, et après avoir initialisé un claseur, deux feuilles sont à documenter :

- le prévisionnel par répartition budgétaire (feuille "Previsionnel")
- le prévisionnel selon le plan comptable (feuille "PrevisC")

Les charges (dépenses) et les produits (recettes) doivent bien entendu être égaux. Il en est de même entre ces deux prévisionnels.
Ces documents doivent être adoptés par l'assemblée générale qui précède cet exercice.
L'utilisation des résultats de l'exercice précédent est une aide précieuse pour préparer ces deux documents.

Journal de trésorerie

Ce journal est automatiquement sélectionné après la saisie du montant d'une recette ou d'une dépense.
Date, n° de pièce et libellé sont recopiés sur la première ligne libre.
Il est proposé d'y ajouter le n° de chèque (ou une remarque) dans le cas d'une dépense.
Le choix du compte de banque est alors proposé. Ceci fait, le montant est recopié dans la colonne adéquate.

Cas d'une remise de chèque : il s'agit là d'une opération de trésorerie pure qui sera saisie directement sur la première ligne libre directement dans ce journal.

Pour les comptes de banque, une colonne supplémentaire permet de valider l'écriture (x) à réception des relevés de compte par la banque. Cette saisie est manuelle.

Contrôle et suivi

Lors de la saisie d'une recette ou d'une dépense, outre le code du compte, le montant doit être saisi dans une des colonnes des activités de l'association.
Les feuilles "Ecarts" et "Résultats" mises à jour automatiquement permettent d'avoir un contrôle par rapport aux prévisionnels au fur et à mesure des saisies d'opérations.
Elles sont également un moyen moins aride que la comptabilité pure pour présenter le bilan annuel par le Trésorier.

Provision et reprise

Ces opérations correspondent à un ajustement budgétaire d'un exercice sur l'autre et ne constituent pas une opération de recette ou de dépense, ni même de trésorerie.
Elles ne s'effectuent généralement qu'une fois par an en fin d'exercice pour provisionner une dépense sur l'exercice suivant, ou en début d'exercice pour alimenter les produits. Du point de vue de la trésorerie courante, elle n'a donc aucune incidence.
Ces deux opérations, qui sont rares, sont à gérer manuellement dans les feuilles "Previsionnel", "Ecarts" et "Resultats".

Conseils d'utilisation

Du fait de la mise en place de nombreuses macro-commandes, il est conseillé pour que cette application fonctionne correctement de :
- ne pas modifier le nom des feuilles du classeur
- ne pas modifier les noms des zones nommées

Attention :
- toutes les commandes du tableur sont accessibles à l'utilisateur
- aucune protection n'a été mise en place afin de faciliter les adaptations. Libre à chacun de sécuriser ce classeur à sa guise.

D'autre part, il faut noter que :

- l'insertion de lignes supplémentaires se fait automatiquement dans les trois journaux.
- les libellés des en-têtes de colonnes sont modifiables dans ces trois journaux.
- les libellés des en-têtes de feuilles (lignes 1 à 3) sont modifiables.
- la sélection de la zone d'impression des trois journaux est automatisée en passant par la barre flottante 'Compta1'.
- le recalcul de la comptabilité est automatique à l'ouverture de la feuille 'Compta'.
- le classeur peut être enregistré sous un nom quelconque.
- il est possible de modifier (ou ajouter et supprimer) numéros et libellés des comptes du plan comptable simplifié (feuille 'Compta').

Il est recommandé de sauvegarder régulièrement le classeur sur un support externe.
Un utilisateur confirmé des macros VisualBasic peut éventuellement modifier ou adapter cette application.

Adaptations possibles

Du fait de nombreuses macro-commandes utilisées, il est déconseillé de modifier l'organisation des feuilles de calcul, de nombreuses cellules ou zones sont nommées et utilisées par ces macros. (la liste en est fournie en bas de la feuille "Fiche").
- Les quatre premières lignes de chaque feuille peuvent supporter les libellés que vous souhaitez (Nom du club, Titrage, Dates de l'exercice, etc ).
- Pour insérer des colonnes de ventilation budgétaire dans les feuilles "Recettes" et "Depenses", se placer dans cette feuille et lancer la macro : COL_EN_PLUS, la mise à jour des autres feuilles est automatiquement répercutée. (Outils -> Macro -> Macros...)
- Pour supprimer la dernière colonne, lancer cette fois : COL_EN_MOINS (attention, les données de cette colonne seront perdues).
- Dans le journal de "Tresorerie", vous pouvez cacher les colonnes qui vous sont inutiles en fonction du nombre de comptes bancaires (ou caisses) que vous utilisez (Effacer les libellés des comptes en tête de colonne, puis sélection des trois colonnes concernées, puis 'Formats -> Colonne -> Masquer).
- Dans la feuille "Compta" vous pouvez ajouter des comptes nouveaux en lançant la macro : CMPT_EN_PLUS, après s'être placé sur cette feuille. Pour supprimer un compte, lancez la macro : CMPT_EN_MOINS.

- Conseils :

Travaillez toujours sur une copie pour modifier quoique ce soit dans l'organisation des feuilles.

Voir aussi : Conseils d'utilisation, Initialisation du classeur